Rekisterinpitäjä:
Lapin Muistiyhdistys ry (jäljempänä LaMy), Ainonkatu 2, 96200 Rovaniemi.
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Tietosuojavastaava Annika Väihkönen.
Rekisterin nimi:
Jäsenrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus:
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Sähköisen ja suoramarkkinoinnin sekä terveystietojen yhteydessä käsittelyn perusteena on suostumus.
Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenen henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot ja yhteystiedot
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot
- jäsenyystiedot
- luottamustoimet järjestössä
- vapaaehtoisroolit
- jäsenmaksutiedot
- suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot (onko henkilö muistisairauteen sairastunut, muistisairaan läheinen tai ammattihenkilö tai muuten asiasta kiinnostunut).
Tietolähteet:
Saamme tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
Tietojen luovutukset ja siirrot:
Olemme ulkoistaneet ICT-hallinnan ja jäsenrekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille.
Jäsentiedot luovutetaan keskusjärjestö Muistiliitolle muun muassa jäsenlehden postitukseen, jäsenviestintään, tilastointiin sekä palveluntarjoajalle, joka huolehtii Muistiviestimme sekä jäsenmaksujen postittamisen yhteydessä.
Tietojen suojaus ja säilytysajat:
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tietokannat sekä niiden varmuuskopiot ovat suojattuja ja niitä säilytetään lukituissa tiloissa.
Manuaalinen aineisto on lukitussa kassakaapissa, johon on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Manuaalista aineistoa säilytetään (jäseneksi liittymislomake) säilytetään liittymisvuoden ajan.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan lainsäädännön ja viranomaisten vaatimusten mukaisesti.
Hallituksen pöytäkirjoissa on liitteenä luettelo uusista jäsenistä.
Rekisteröidyt oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai postamista, mikäli sille on lailliset perusteet.